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Privacy Policy

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Date d’effet : juin 2023

1. Déclaration générale

Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à la protéger. Nous
considérons que vous devez pouvoir facilement savoir quelles sont les données à caractère
personnel que nous recueillons et utilisons, et comprendre vos droits en lien avec celles-ci.
La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») explique nos
politiques et pratiques quant à la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les
données à caractère personnel que nous recueillons sur nos plateformes numériques ou
pendant nos événements.
Nous vous recommandons de lire attentivement la présente Politique de confidentialité car
elle contient des informations importantes sur vos données à caractère personnel.
Vous pouvez imprimer le texte intégral de notre Politique de confidentialité en cliquant ici.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des remarques sur notre
Politique de confidentialité (voir la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous).

2. Qui sommes-nous ?

Les termes « Qalam Software», « nous », « notre » et « nos » désigne L’entreprise Qalam Software en tant que responsable du traitement de vos données à
caractère personnel, sauf indication contraire dans notre Politique de confidentialité.
Notre siège social se situe au 40 rue Alexandre Dumas– 75011 PARIS.
veuillez consulter le site https://qalamsoftware.fr/qui-sommes-nous Au sein de la présente
Politique de confidentialité, toute référence au « Qalam Software » désignera les sociétés
contrôlées directement ou indirectement par Qalam Software
Vous trouverez nos coordonnées dans la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous.

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et comment sontelles recueillies ?

Les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique
identifiée ou identifiable. Elles incluent par exemple le nom, l’adresse et le genre d’une
personne.
Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous (par
exemple lorsque vous candidatez à l’un de nos programmes) ou indirectement (par exemple
à partir de vos appareils électroniques qui interagissent avec notre site Internet (voir notre
« Politique des Cookies » ci-dessous).

3.1 Données que vous nous fournissez directement
Vous pouvez nous fournir des données :
lorsque vous candidatez à l’un de nos programmes ;
 lorsque vous vous abonnez à notre lettre d’information via notre site internet ;
lorsque vous participez à l’un de nos événements ;
lorsque vous nous contactez via notre module de contact mis en ligne sur notre site
internet
lorsque vous accédez à l’espace presse de notre site internet.
Selon ce que vous nous fournissez, lesdites informations peuvent inclure :
 votre identité (y compris votre prénom, nom de famille, genre, image) ;
vos coordonnées (y compris votre (vos) adresse(s) postale(s), e-mail(s), numéro(s) de
téléphone) ;
votre statut personnel (y compris votre titre de civilité) ;
d’autres informations que vous pouvez fournir en remplissant des formulaires ou en
nous contactant (y compris vos commentaires ou d’autres communications avec
nous).
Lorsque vous proposez votre candidature à l’un de nos programmes, lesdites informations
peuvent inclure :
 votre statut professionnel et académique (profession, titre, …);
 votre situation financière (dans le cas de l’attribution de bourses) ;
 certaines données de paiement (tel que des coordonnées bancaires aux fins de
règlement de prestations, versements de bourse ou de soutien) ;
Nous vous informerons lorsque vos informations sont nécessaires pour traiter votre
demande, pour répondre à vos demandes ou pour vous permettre de participer à l’un de
nos programmes. Si vous ne donnez pas ces informations, cela peut retarder ou rendre
impossible le traitement de votre demande.
Nous nous efforçons de veiller à ce que les données à caractère personnel que nous
détenons soient exactes à tout moment. Nous vous encourageons donc à mettre à jour vos
données au cas où des changements se produiraient. Nous pouvons également vous
demander de mettre à jour vos données de temps à autre.
Nous vous recommandons de ne fournir que les données demandées ou nécessaires à votre
requête, et de ne pas nous communiquer de données sensibles relatives à la race, à l’origine
ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, et des
données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

3.2 Données recueillies indirectement
Nous pouvons recueillir des données lorsque vous utilisez notre site, notamment votre
adresse IP ou d’autres données de navigation (y compris le navigateur, le système
d’exploitation, le modèle de l’appareil), par le biais de cookies ou de technologies similaires
placés sur votre appareil. Certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de notre
site et d’autres sont utilisés à des fins d’analyse qui nous aident à vous fournir des services
plus personnalisés et une meilleure expérience numérique. Pour plus d’informations sur les
cookies et pour savoir comment modifier vos préférences, veuillez lire notre Politique en
matière de cookies.
Nous pouvons également recueillir des données vous concernant auprès de tiers,
notamment d’un conjoint qui nous contacte en votre nom ou celui de vos amis qui nous
fournissent vos coordonnées afin de vous inviter à des événements susceptibles de vous
intéresser.
Si vous nous fournissez des données à caractère personnel concernant quelqu’un d’autre,
vous devez vous assurer que vous avez le droit de nous divulguer ces données et que, sans
que nous prenions d’autres mesures imposées par la législation en matière de protection
des données, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer lesdites données pour les finalités
décrites dans notre Politique de confidentialité. Vous devez par exemple vous assurer que la
personne concernée a connaissance des divers sujets exposés dans notre Politique de
confidentialité. La personne doit également donner les consentements énoncés dans notre
Politique de confidentialité en ce qui concerne la manière dont nous traitons ses données à
caractère personnel.

3.3 Age minimum
Nous vous rappelons que nous ne recueillons pas, directement ou indirectement, de
données à caractère personnel de personnes âgées de moins de 16 ans, sans préjudice de
toute loi locale fixant un âge minimum différent. Nous vous demandons donc de ne pas nous
fournir de données à caractère personnel de personnes ne remplissant pas ce critère.

4. Pourquoi recueillons-nous vos données à caractère personnel et comment les utilisons nous ?

Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel en nous fondant sur une ou
plusieurs des bases juridiques suivantes :
nous avons obtenu votre consentement préalable (par exemple lorsque vous vous
abonnez à notre lettre d’information). Veuillez noter qu’avec cette base juridique
particulière, vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment (voir
ci-dessous « Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? ») ;
 le traitement est nécessaire dans le cadre d’un contrat entre La Société Qalam Sotware
vous ;
 nous avons un intérêt légitime pour effectuer le traitement et cet intérêt légitime
n’est pas éclipsé par vos intérêts, droits fondamentaux ou libertés ;
 nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de respecter les lois et la
règlementation en vigueur.
Selon le contexte, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour :
 traiter votre candidature à l’un de nos programmes ;
 effectuer des vérifications pour vous identifier et vérifier votre identité ;
 vous envoyer une lettre d’information (avec votre consentement préalable) ou des
invitations à l’un de nos événements ;
 répondre à vos questions, demandes et suggestions ;
 gérer les événements auxquels vous vous êtes inscrit et/ou auxquels vous avez
participé ;
 surveiller et améliorer nos Plateformes numériques ;
 effectuer des analyses statistiques ;
 fournir des informations aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige.


5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont traitées pendant la période nécessaire pour les
finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, pour se conformer aux obligations légales et
réglementaires et pour la durée de toute période nécessaire à l’établissement, l’exercice ou
la défense de droits légaux.
Afin de déterminer les durées de conservation les plus appropriées pour vos données à
caractère personnel, nous avons spécifiquement pris en compte la quantité, la nature et la
sensibilité de vos données à caractère personnel, les raisons pour lesquelles nous avons
recueilli vos données à caractère personnel, ainsi que les exigences légales applicables. Par
exemple :
 En ce qui concerne les candidats à nos programmes boursiers ou à nos projets : vos
données sont conservées pendant un an à compter de leur collecte puis supprimées ;
 En ce qui concerne les destinataires de la lettre d’information : vos données sont
conservées pendant trois ans à compter de votre dernière action, puis supprimées ;
 En ce qui concerne les bénéficiaires de bourses : vos données sont conservées
pendant maximum d’attribution de la bourse et jusqu’à cinq ans maximum, puis
supprimées ou archivées afin de respecter les obligations légales de conservation ;
 En ce qui concerne les lauréats de projets : vos données sont conservées pendant
cinq ans maximum, puis supprimées ou archivées afin de respecter les obligations
légales de conservation ;
 En ce qui concerne les cookies utilisés: ils sont stockés jusqu’à treize mois à partir du
moment où ils ont été installés sur votre appareil.

6. Comment divulguons-nous et transférons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne pouvons divulguer vos données à caractère personnel qu’aux parties désignées cidessous et pour les raisons suivantes :
 Nous divulguons vos données à caractère personnel aux employés de l’entreprise Qalam Software qui ont besoin d’avoir accès à vos données à caractère
personnel et qui sont autorisés à les traiter pour les finalités susmentionnées et qui
s’engagent à en respecter la confidentialité.
 Nous pouvons être amenés à divulguer vos données à caractère personnel a Qalam Software de la communication, de l’audit interne et de la gestion
informatique pour les finalités énoncées dans notre Politique de confidentialité avec
votre consentement, de vous adresser des communications promotionnelles
concernant des événements (à cette fin, vous pouvez révoquer votre consentement à
tout moment. Consultez la rubrique « Quels sont vos droits sur vos données à
caractère personnel ? » ci-dessous).
 Nous pouvons également être amenés à communiquer des données à caractère
personnel à des tiers agissant pour le compte de Qalam Software. Par exemple, la société IONOS ou WORDPRESS agit en qualité de d’hebergeur pour le traitement des données que vous renseignez lorsque vous accédez à
l’espace presse de notre site internet. Tous ces traitements sont basés sur nos
instructions préalables énoncées dans un contrat contraignant qui est conforme aux
exigences de la loi applicable. Lesdites divulgations sont faites pour des motifs
différents, notamment :
o Le développement, l’assistance informatiques et l’envoi d’emails ;
o La mise à disposition de formulaires numériques permettant de gérer vos
candidatures à nos programmes ou de gérer les relations presse
Ces tiers s’engagent à respecter la confidentialité et ne sont pas autorisés à utiliser vos
données à caractère personnel pour toute autre finalité. Nous leur imposons également
l’application de mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère
personnel.
Une partie de ces tiers peuvent être situés en dehors de votre pays, et plus exactement en
dehors de l’Union Européenne (« UE »). Nous avons pris des mesures pour nous assurer que
toutes les données à caractère personnel sont protégées de manière adéquate et que tous
les transferts de données à caractère personnel, y compris en dehors de l’UE, sont effectués
légalement. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel en dehors de l’UE
vers un pays qui n’est pas désigné par la Commission européenne comme assurant un
niveau suffisant de protection des données à caractère personnel, les transferts se feront
dans le cadre d’un accord qui couvre les obligations imposées par l’UE pour le transfert de
données à caractère personnel en dehors de l’UE, notamment les clauses contractuelles
types approuvées par la Commission européenne, ou dans le cadre d’autres garanties
appropriées.
Pour obtenir une description des mesures de protection appropriées, vous pouvez nous
envoyer votre demande en utilisant les données de la rubrique « Comment nous
contacter ? » ci-dessous.
 Nous pouvons être tenus par les dispositions obligatoires d’une loi applicable ou dans
le cadre d’une procédure judiciaire ou autre demande légale, de divulguer vos
données à caractère personnel à des autorités ou à des tiers.
 Nous pouvons également divulguer ou traiter vos données à caractère personnel
conformément à la loi applicable pour défendre nos intérêts légitimes (par exemple
dans le cadre d’une procédure civile ou pénale).

7. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Toutes vos données à caractère personnel sont strictement confidentielles et ne seront
accessibles qu’en cas de nécessité, uniquement par le personnel de l’entreprise Qalam Software et le cas échéant par le personnel dument autorisé de sociétés
Qalam Software ainsi que les prestataires indépendants agissant en
notre nom dans le cadre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles
appropriées.
L’ entreprise Qalam Software a mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos
données à caractère personnel contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous suivons
des procédures de sécurité appropriées dans la conservation et la divulgation de vos
données à caractère personnel afin d’empêcher l’accès non autorisé par des tiers et d’éviter
la perte accidentelle de vos données. Nous limitons l’accès à vos données à caractère
personnel aux personnes qui ont réellement besoin d’y accéder pour des raisons
professionnelles. Les personnes qui accèdent à vos données sont soumises à un devoir de
confidentialité à l’égard de l’entreprise Qalam Software.
Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à
la sécurité des données. Nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle
compétente, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des données lorsque la loi nous
impose de le faire.
Nous exigeons également des personnes à qui nous transmettons vos données à caractère
personnel qu’elles respectent ce qui précède. Malheureusement, la transmission
d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas
garantir la sécurité de vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises via
Internet. Une telle transmission se fait à vos propres risques et vous reconnaissez et
acceptez que nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation, de distribution, de
dommage ou de destruction non autorisés de vos données, sauf dans la mesure où la loi
nous oblige à endosser une telle responsabilité. Une fois que nous aurons reçu vos données
à caractère personnel, nous appliquerons les mesures de sécurité susmentionnées.

8. Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ?

Conformément au droit applicable à la protection des données, vous pouvez à tout moment
demander l’accès, la rectification, l’effacement et la portabilité de vos données à caractère
personnel, ou en restreindre le traitement ou vous y opposer. Un résumé de ces droits est
énoncé ci-dessous :
Votre droit d’accès : le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel.
Votre droit de rectification : le droit de nous demander de rectifier toute erreur dans vos
données ou de les compléter.
Votre droit à l’oubli : le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère
personnel, dans certaines situations.
Votre droit à la limitation du traitement : le droit de nous demander de limiter le traitement
de vos données à caractère personnel, dans certaines circonstances, par exemple si vous
contestez l’exactitude des données.
Votre droit à la portabilité des données : le droit de recevoir les données à caractère
personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et
lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers, dans certaines situations.
Votre droit d’opposition au traitement : le droit de s’opposer :
 à tout moment pendant le traitement de vos données à caractère personnel;
 dans certaines autres situations, à la poursuite de notre traitement de vos données à
caractère personnel, par exemple le traitement effectué sur la base de nos intérêts
légitimes.
Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous
pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement au traitement de vos données
à caractère personnel notamment lorsque vous ne souhaitez plus recevoir la lettre
d’information à laquelle vous vous êtes inscrit. Si votre consentement est retiré, cela ne nous
empêche pas de traiter vos données à caractère personnel en nous fondant sur d’autres
bases juridiques, le cas échéant, 
Si vous ne souhaitez plus recevoir nos informations par mail, nous vous rappelons que vous
pouvez révoquer votre consentement à tout moment directement à partir du lien de
désabonnement inclus dans chaque message électronique que nous vous envoyons. Si vous
le faites, nous mettrons rapidement à jour nos bases de données et prendrons toutes les
mesures raisonnables pour répondre à votre demande le plus rapidement possible.
Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de
protection des données en cas de violation présumée des règles de protection des données
qui vous sont applicables.
Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous (voir « Comment nous contacter »).
Veuillez noter que si vous exercez l’un des droits mentionnés ci-dessus, il vous sera demandé
de nous faire savoir quel droit vous souhaitez exercer et de nous fournir certaines
informations (copie d’une carte d’identité, passeport ou autre pièce d’identité légalement
reconnue) à des fins d’identification pour traiter votre demande et vous protéger contre les
demandes frauduleuses émanant de tiers.

9. Comment nous contacter ?

Pour toute question relative à vos données, pour révoquer votre consentement, pour poser
des questions d’ordre général ou pour porter réclamation, veuillez communiquer avec nos
équipes :
Par courrier : Qalam Software 40 rue Alexandre Dumas 75011 Paris
Sur le notre site: via le formulaire de contact prévu à cet effet
(https://qalamsoftware.fr/nous-contacter)
Pour les questions ayant précisément trait aux e-mails, nous vous rappelons que vous
pouvez à tout moment vous désinscrire directement par le lien de « désabonnement »
contenu dans tous les e-mails que nous vous envoyons.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Politique de
confidentialité ou le traitement des données, vous pouvez contacter le délégué à la
protection des données du groupe à l’adresse suivante : contact@qalamsoftware.fr.

 

10. Modifications de notre Politique de confidentialité:

Notre politique de confidentialité reflète nos pratiques actuelles et peut être modifiée et
mise à jour de temps à autre. Lorsque nous publions des changements à notre Politique de
confidentialité, nous modifions la « Date d’effet » précisée en haut de ce document pour
indiquer quand de tels changements sont entrés en vigueur.
Si nous modifions notre Politique de confidentialité d’une manière substantielle, nous vous
en informerons par le biais d’un avis de modification au début de celle-ci et sur la page
d’accueil du site Web «qalamsoftware.