POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES Date d’effet : juin 2023
1. Déclaration générale
Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à la protéger. Nous considérons que vous devez pouvoir facilement savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et utilisons, et comprendre vos droits en lien avec celles-ci. La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») explique nos politiques et pratiques quant à la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les données à caractère personnel que nous recueillons sur nos plateformes numériques ou pendant nos événements. Nous vous recommandons de lire attentivement la présente Politique de confidentialité car elle contient des informations importantes sur vos données à caractère personnel. Vous pouvez imprimer le texte intégral de notre Politique de confidentialité en cliquant ici. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des remarques sur notre Politique de confidentialité (voir la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous).
2. Qui sommes-nous ?
Les termes « Qalam Software», « nous », « notre » et « nos » désigne L’entreprise Qalam Software en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel, sauf indication contraire dans notre Politique de confidentialité. Notre siège social se situe au 40 rue Alexandre Dumas– 75011 PARIS. veuillez consulter le site https://qalamsoftware.fr/qui-sommes-nous Au sein de la présente Politique de confidentialité, toute référence au « Qalam Software » désignera les sociétés contrôlées directement ou indirectement par Qalam Software Vous trouverez nos coordonnées dans la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous.
3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et comment sontelles recueillies ?
Les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Elles incluent par exemple le nom, l’adresse et le genre d’une personne. Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous (par exemple lorsque vous candidatez à l’un de nos programmes) ou indirectement (par exemple à partir de vos appareils électroniques qui interagissent avec notre site Internet (voir notre « Politique des Cookies » ci-dessous). 3.1 Données que vous nous fournissez directement Vous pouvez nous fournir des données : lorsque vous candidatez à l’un de nos programmes ; lorsque vous vous abonnez à notre lettre d’information via notre site internet ; lorsque vous participez à l’un de nos événements ; lorsque vous nous contactez via notre module de contact mis en ligne sur notre site internet lorsque vous accédez à l’espace presse de notre site internet. Selon ce que vous nous fournissez, lesdites informations peuvent inclure : votre identité (y compris votre prénom, nom de famille, genre, image) ; vos coordonnées (y compris votre (vos) adresse(s) postale(s), e-mail(s), numéro(s) de téléphone) ; votre statut personnel (y compris votre titre de civilité) ; d’autres informations que vous pouvez fournir en remplissant des formulaires ou en nous contactant (y compris vos commentaires ou d’autres communications avec nous). Lorsque vous proposez votre candidature à l’un de nos programmes, lesdites informations peuvent inclure : votre statut professionnel et académique (profession, titre, …); votre situation financière (dans le cas de l’attribution de bourses) ; certaines données de paiement (tel que des coordonnées bancaires aux fins de règlement de prestations, versements de bourse ou de soutien) ; Nous vous informerons lorsque vos informations sont nécessaires pour traiter votre demande, pour répondre à vos demandes ou pour vous permettre de participer à l’un de nos programmes. Si vous ne donnez pas ces informations, cela peut retarder ou rendre impossible le traitement de votre demande. Nous nous efforçons de veiller à ce que les données à caractère personnel que nous détenons soient exactes à tout moment. Nous vous encourageons donc à mettre à jour vos données au cas où des changements se produiraient. Nous pouvons également vous demander de mettre à jour vos données de temps à autre. Nous vous recommandons de ne fournir que les données demandées ou nécessaires à votre requête, et de ne pas nous communiquer de données sensibles relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, et des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. 3.2 Données recueillies indirectement Nous pouvons recueillir des données lorsque vous utilisez notre site, notamment votre adresse IP ou d’autres données de navigation (y compris le navigateur, le système d’exploitation, le modèle de l’appareil), par le biais de cookies ou de technologies similaires placés sur votre appareil. Certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site et d’autres sont utilisés à des fins d’analyse qui nous aident à vous fournir des services plus personnalisés et une meilleure expérience numérique. Pour plus d’informations sur les cookies et pour savoir comment modifier vos préférences, veuillez lire notre Politique en matière de cookies. Nous pouvons également recueillir des données vous concernant auprès de tiers, notamment d’un conjoint qui nous contacte en votre nom ou celui de vos amis qui nous fournissent vos coordonnées afin de vous inviter à des événements susceptibles de vous intéresser. Si vous nous fournissez des données à caractère personnel concernant quelqu’un d’autre, vous devez vous assurer que vous avez le droit de nous divulguer ces données et que, sans que nous prenions d’autres mesures imposées par la législation en matière de protection des données, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer lesdites données pour les finalités décrites dans notre Politique de confidentialité. Vous devez par exemple vous assurer que la personne concernée a connaissance des divers sujets exposés dans notre Politique de confidentialité. La personne doit également donner les consentements énoncés dans notre Politique de confidentialité en ce qui concerne la manière dont nous traitons ses données à caractère personnel. 3.3 Age minimum Nous vous rappelons que nous ne recueillons pas, directement ou indirectement, de données à caractère personnel de personnes âgées de moins de 16 ans, sans préjudice de toute loi locale fixant un âge minimum différent. Nous vous demandons donc de ne pas nous fournir de données à caractère personnel de personnes ne remplissant pas ce critère.
4. Pourquoi recueillons-nous vos données à caractère personnel et comment les utilisons nous ?
Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel en nous fondant sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes : nous avons obtenu votre consentement préalable (par exemple lorsque vous vous abonnez à notre lettre d’information). Veuillez noter qu’avec cette base juridique particulière, vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment (voir ci-dessous « Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? ») ; le traitement est nécessaire dans le cadre d’un contrat entre La Société Qalam Sotware vous ; nous avons un intérêt légitime pour effectuer le traitement et cet intérêt légitime n’est pas éclipsé par vos intérêts, droits fondamentaux ou libertés ; nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de respecter les lois et la règlementation en vigueur. Selon le contexte, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour : traiter votre candidature à l’un de nos programmes ; effectuer des vérifications pour vous identifier et vérifier votre identité ; vous envoyer une lettre d’information (avec votre consentement préalable) ou des invitations à l’un de nos événements ; répondre à vos questions, demandes et suggestions ; gérer les événements auxquels vous vous êtes inscrit et/ou auxquels vous avez participé ; surveiller et améliorer nos Plateformes numériques ; effectuer des analyses statistiques ; fournir des informations aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel sont traitées pendant la période nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, pour se conformer aux obligations légales et réglementaires et pour la durée de toute période nécessaire à l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux. Afin de déterminer les durées de conservation les plus appropriées pour vos données à caractère personnel, nous avons spécifiquement pris en compte la quantité, la nature et la sensibilité de vos données à caractère personnel, les raisons pour lesquelles nous avons recueilli vos données à caractère personnel, ainsi que les exigences légales applicables. Par exemple : En ce qui concerne les candidats à nos programmes boursiers ou à nos projets : vos données sont conservées pendant un an à compter de leur collecte puis supprimées ; En ce qui concerne les destinataires de la lettre d’information : vos données sont conservées pendant trois ans à compter de votre dernière action, puis supprimées ; En ce qui concerne les bénéficiaires de bourses : vos données sont conservées pendant maximum d’attribution de la bourse et jusqu’à cinq ans maximum, puis supprimées ou archivées afin de respecter les obligations légales de conservation ; En ce qui concerne les lauréats de projets : vos données sont conservées pendant cinq ans maximum, puis supprimées ou archivées afin de respecter les obligations légales de conservation ; En ce qui concerne les cookies utilisés: ils sont stockés jusqu’à treize mois à partir du moment où ils ont été installés sur votre appareil.
6. Comment divulguons-nous et transférons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous ne pouvons divulguer vos données à caractère personnel qu’aux parties désignées cidessous et pour les raisons suivantes : Nous divulguons vos données à caractère personnel aux employés de l’entreprise Qalam Software qui ont besoin d’avoir accès à vos données à caractère personnel et qui sont autorisés à les traiter pour les finalités susmentionnées et qui s’engagent à en respecter la confidentialité. Nous pouvons être amenés à divulguer vos données à caractère personnel a Qalam Software de la communication, de l’audit interne et de la gestion informatique pour les finalités énoncées dans notre Politique de confidentialité avec votre consentement, de vous adresser des communications promotionnelles concernant des événements (à cette fin, vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment. Consultez la rubrique « Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? » ci-dessous). Nous pouvons également être amenés à communiquer des données à caractère personnel à des tiers agissant pour le compte de Qalam Software. Par exemple, la société IONOS ou WORDPRESS agit en qualité de d’hebergeur pour le traitement des données que vous renseignez lorsque vous accédez à l’espace presse de notre site internet. Tous ces traitements sont basés sur nos instructions préalables énoncées dans un contrat contraignant qui est conforme aux exigences de la loi applicable. Lesdites divulgations sont faites pour des motifs différents, notamment : o Le développement, l’assistance informatiques et l’envoi d’emails ; o La mise à disposition de formulaires numériques permettant de gérer vos candidatures à nos programmes ou de gérer les relations presse Ces tiers s’engagent à respecter la confidentialité et ne sont pas autorisés à utiliser vos données à caractère personnel pour toute autre finalité. Nous leur imposons également l’application de mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel. Une partie de ces tiers peuvent être situés en dehors de votre pays, et plus exactement en dehors de l’Union Européenne (« UE »). Nous avons pris des mesures pour nous assurer que toutes les données à caractère personnel sont protégées de manière adéquate et que tous les transferts de données à caractère personnel, y compris en dehors de l’UE, sont effectués légalement. Lorsque nous transférons des données à caractère personnel en dehors de l’UE vers un pays qui n’est pas désigné par la Commission européenne comme assurant un niveau suffisant de protection des données à caractère personnel, les transferts se feront dans le cadre d’un accord qui couvre les obligations imposées par l’UE pour le transfert de données à caractère personnel en dehors de l’UE, notamment les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou dans le cadre d’autres garanties appropriées. Pour obtenir une description des mesures de protection appropriées, vous pouvez nous envoyer votre demande en utilisant les données de la rubrique « Comment nous contacter ? » ci-dessous. Nous pouvons être tenus par les dispositions obligatoires d’une loi applicable ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou autre demande légale, de divulguer vos données à caractère personnel à des autorités ou à des tiers. Nous pouvons également divulguer ou traiter vos données à caractère personnel conformément à la loi applicable pour défendre nos intérêts légitimes (par exemple dans le cadre d’une procédure civile ou pénale).
7. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?
Toutes vos données à caractère personnel sont strictement confidentielles et ne seront accessibles qu’en cas de nécessité, uniquement par le personnel de l’entreprise Qalam Software et le cas échéant par le personnel dument autorisé de sociétés Qalam Software ainsi que les prestataires indépendants agissant en notre nom dans le cadre de mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées. L’ entreprise Qalam Software a mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous suivons des procédures de sécurité appropriées dans la conservation et la divulgation de vos données à caractère personnel afin d’empêcher l’accès non autorisé par des tiers et d’éviter la perte accidentelle de vos données. Nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux personnes qui ont réellement besoin d’y accéder pour des raisons professionnelles. Les personnes qui accèdent à vos données sont soumises à un devoir de confidentialité à l’égard de l’entreprise Qalam Software. Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données. Nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des données lorsque la loi nous impose de le faire. Nous exigeons également des personnes à qui nous transmettons vos données à caractère personnel qu’elles respectent ce qui précède. Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises via Internet. Une telle transmission se fait à vos propres risques et vous reconnaissez et acceptez que nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation, de distribution, de dommage ou de destruction non autorisés de vos données, sauf dans la mesure où la loi nous oblige à endosser une telle responsabilité. Une fois que nous aurons reçu vos données à caractère personnel, nous appliquerons les mesures de sécurité susmentionnées.
8. Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ?
Conformément au droit applicable à la protection des données, vous pouvez à tout moment demander l’accès, la rectification, l’effacement et la portabilité de vos données à caractère personnel, ou en restreindre le traitement ou vous y opposer. Un résumé de ces droits est énoncé ci-dessous : Votre droit d’accès : le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel. Votre droit de rectification : le droit de nous demander de rectifier toute erreur dans vos données ou de les compléter. Votre droit à l’oubli : le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel, dans certaines situations. Votre droit à la limitation du traitement : le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l’exactitude des données. Votre droit à la portabilité des données : le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers, dans certaines situations. Votre droit d’opposition au traitement : le droit de s’opposer : à tout moment pendant le traitement de vos données à caractère personnel; dans certaines autres situations, à la poursuite de notre traitement de vos données à caractère personnel, par exemple le traitement effectué sur la base de nos intérêts légitimes. Lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel notamment lorsque vous ne souhaitez plus recevoir la lettre d’information à laquelle vous vous êtes inscrit. Si votre consentement est retiré, cela ne nous empêche pas de traiter vos données à caractère personnel en nous fondant sur d’autres bases juridiques, le cas échéant, Si vous ne souhaitez plus recevoir nos informations par mail, nous vous rappelons que vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment directement à partir du lien de désabonnement inclus dans chaque message électronique que nous vous envoyons. Si vous le faites, nous mettrons rapidement à jour nos bases de données et prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre à votre demande le plus rapidement possible. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données en cas de violation présumée des règles de protection des données qui vous sont applicables. Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous (voir « Comment nous contacter »). Veuillez noter que si vous exercez l’un des droits mentionnés ci-dessus, il vous sera demandé de nous faire savoir quel droit vous souhaitez exercer et de nous fournir certaines informations (copie d’une carte d’identité, passeport ou autre pièce d’identité légalement reconnue) à des fins d’identification pour traiter votre demande et vous protéger contre les demandes frauduleuses émanant de tiers.
9. Comment nous contacter ?
Pour toute question relative à vos données, pour révoquer votre consentement, pour poser des questions d’ordre général ou pour porter réclamation, veuillez communiquer avec nos équipes : Par courrier : Qalam Software 40 rue Alexandre Dumas 75011 Paris Sur le notre site: via le formulaire de contact prévu à cet effet (https://qalamsoftware.fr/nous-contacter) Pour les questions ayant précisément trait aux e-mails, nous vous rappelons que vous pouvez à tout moment vous désinscrire directement par le lien de « désabonnement » contenu dans tous les e-mails que nous vous envoyons. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Politique de confidentialité ou le traitement des données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données du groupe à l’adresse suivante : contact@qalamsoftware.fr.
10. Modifications de notre Politique de confidentialité:
Notre politique de confidentialité reflète nos pratiques actuelles et peut être modifiée et mise à jour de temps à autre. Lorsque nous publions des changements à notre Politique de confidentialité, nous modifions la « Date d’effet » précisée en haut de ce document pour indiquer quand de tels changements sont entrés en vigueur. Si nous modifions notre Politique de confidentialité d’une manière substantielle, nous vous en informerons par le biais d’un avis de modification au début de celle-ci et sur la page d’accueil du site Web «qalamsoftware.